「クラウド会計を使って経理を自動化してラクにしましょう」・・・そんな言葉に釣られて導入してみたものの、なんだか、とっても使いにくい！

クラウド会計は上手に活用できれば、面倒だった経理が劇的に楽になります。

ただ、導入の仕方を間違えるととてつもなく非効率になってしまいます。

そうならないために…導入する際に気を付けるべきことをまとめてみました。

 

クラウド会計を最大限に活用するためにやっておくべきこと

クラウド会計のメリットを最大限に活かすために、導入前に、そして導入の際にすべきことは以下の5つになります。

①インターネットバンキングの契約

②経費の支払いをなるべくキャッシュレス化

③請求書との連携

④給与との連携

⑤個人事業主の場合は、事業用とプライベート用を分ける

 

具体的に説明していきます。

①インターネットバンキングの契約

クラウド会計の最大の特徴は、金融口座の入出金データを自動取得できるという点です。

この機能を活用することで、事業の数字をリアルタイムで把握することが可能になります。

そして金融口座のデータを自動取得するためにはインターネットバンキングの契約が必須となります。

クラウド会計導入前に契約手続きを完了させておくようにしましょう。

 

②経費の支払いをなるべくキャッシュレス化

クラウド会計は銀行の預金口座のデータだけでなく、クレジットカード、電子マネー等とも連携ができ、データの自動取得が可能です。

経費の支払いを利用するクラウド会計と連携が可能な、クレジットカード、デビットカード、ICカード、バーコード決済にすることにより、データの自動取得が可能となり日々の会計処理をラクにすることができます。

クラウド会計導入前にどのクレジットカード、電子マネーを利用して事業用の経費の支払いを行うか決めておきましょう。

 

③「請求書」機能との連携

弊所で導入支援を行っている「マネーフォワードクラウド会計（確定申告）」や「freee会計（確定申告）」には基本プランに「請求書」の機能が付随しています。

 

この「請求書」の機能が利用し、請求書を作成・発行操作を行うことで、「会計」へ「請求書」のデータ連携ができ「売上」の仕訳計上を簡単に行うことができます。

 

④「給与」機能との連携

弊所で導入支援を行っている「マネーフォワードクラウド会計（確定申告）」には「給与」の基本プランに「給与」の機能が付随しています。

※「freee会計（確定申告）」はプランにより別料金となる場合があります。

 

この「給与」の機能を利用することで、月々の「給与」を締める操作を行うと、「会計」へ「給与」データの連携ができ、月々の「給与」の仕訳計上をラクに行うことができます。

 

⑤個人事業主の場合は、事業用とプライベート用を分ける

法人の場合は、法人名義の銀行口座などを開設する必要がありますが、個人事業主の方は事業を始めるにあたりもともとプライベート用で使っていた預金口座やクレジットカードをそのまま事業用として使用されるケースが多いと思います。

複式簿記での会計入力（預金等の残高の管理もする）が求められる青色申告者（65万円控除）の場合、事業用とした口座についてはその口座のすべての取引を記帳する必要があります。そのため事業用口座でプライベートの入出金があった場合はその取引も記帳することになります。（場合によっては、取引内容などのデータも自動取得されてしまいます…）

事業用で使う預金口座、クレジットカードを決めたら、できるだけ事業用で使う口座やクレカはプライベート用の支払いなど、プライベートの取引をなくしていくようにしましょう。

日々の会計処理をラクにするために、関係のない取引はなるべく排除するようにしましょう。

 

まとめ

よく考えずに導入しとりあえずなんでも連携してしまうと、関係のない膨大なデータが自動取得されてしまい、効率化するはずの経理がとてつもなく非効率なものとなってしまいます。

 

クラウド会計導入時には上記のことを整理した上で導入作業を開始するようにしましょう。